La mejor forma de pagarles a los contratistas 1099 (independientes)

Cuando emprende en una pequeña empresa, casi todo el trabajo recae directamente sobre usted. Sin embargo, a medida que se empieza a expandir y crecer, surge la necesidad de delegar y subcontratar. Contratar a más personas es un hito que conlleva sus propias preguntas y desafíos. Si aún no se encuentra en condiciones de contratar a un empleado a tiempo completo o si le resulta difícil encontrar empleados a tiempo completo debido a la dinámica actual del mercado laboral, una buena opción puede ser recurrir a contratistas 1099 (independientes).

A continuación, se mencionan algunos conceptos básicos sobre qué es un contratista 1099, por qué puede interesarle recurrir a este tipo de empleados y cuál es la mejor forma de pagarles.

¿Qué son los contratistas 1099?

Una opción habitual para obtener ayuda adicional es recurrir a contratistas 1099. El término proviene del formulario que utilizan las empresas para preparar y presentar sus impuestos de fin de año. El IRS Form 1099 (formulario 1099 del IRS) se utiliza para informar cuántos gastos tuvo su empresa, incluidos los relacionados con contratistas independientes.

Un contratista puede trabajar para varias compañías, y cada una de ellas debe completar su propio formulario 1099 a fin de año para informar sus gastos relacionados con ese empleado. Cuando el contratista empiece a trabajar, también tendrá que completar y enviarle un formulario W-9 (similar al W-4 de los empleados a tiempo completo).

Ventajas e implicaciones fiscales de los contratistas 1099

Si tiene una pequeña empresa, recurrir a contratistas 1099 ofrece varias ventajas fiscales y de volumen de trabajo:

• Retención fiscal simplificada: las pequeñas empresas no tienen que pagar impuestos del Seguro Social, de Medicare ni de contribución para el desempleo sobre los ingresos que se le pagan al contratista. El contratista 1099 se encarga de sus propios impuestos cuando presenta la declaración cada año.
• Gastos por beneficios: aunque las leyes varían según el estado, los empleadores no suelen tener que ofrecerles ni pagarles beneficios (seguro, jubilación, etc.) a los contratistas 1099.
• Cartera de aptitudes específicas: si necesita un conjunto de habilidades especializadas, pero no lo suficiente para contratar a un empleado a tiempo completo, es probable que haya un contratista 1099 que tenga lo que usted busca. También existen herramientas de gestión de contratistas que pueden servirle.
• Horario laboral flexible: según el contrato y el acuerdo laboral que tenga con el contratista, este debería poder ayudar cuando sea necesario para hacer frente a los altibajos de su empresa. También se le puede pagar por hora, por trabajo o con un honorario anticipado.

También hay ventajas para el contratista, ya que puede establecer su propia flexibilidad laboral, trabajar con varios clientes al mismo tiempo y aceptar los tipos de proyectos que desee.

Cómo pagarles a los contratistas 1099 (independientes)

Al igual que los empleados a tiempo completo, los contratistas deberán estar registrados en su empresa y en su sistema de gestión de nóminas. En función de su sistema de control de las horas, podrán introducir las horas que se trabajaron cada semana o enviar facturas con regularidad.

Cuando gestione las nóminas, el pago de los contratistas se incluirá como parte del proceso habitual. Acuerde por adelantado con los contratistas si desean recibir un depósito directo (en caso de que sea posible) o un cheque físico.

Por último, al principio de cada año, antes de que finalice el mes de enero, deberá enviarle a cada contratista un formulario 1099 con el monto total que se le pagó en el año anterior.

Gestión de nóminas de pequeñas empresas

El inicio del funcionamiento de una empresa es uno de los momentos más emocionantes para una persona emprendedora, pero también puede plantear nuevos retos cuando se adentra en el mundo del empleo, los impuestos, las nóminas y otras cuestiones. Los contratistas 1099 pueden ser una excelente forma de contar con los trabajadores que necesita para que su empresa siga en funcionamiento, a la vez que evita algunos de los compromisos a largo plazo y los impuestos que conlleva la contratación de empleados a tiempo completo.

Roll by ADP se encarga de todas las dificultades de la gestión de nóminas para pagarles a los contratistas 1099, además de pagarse a usted mismo, desde cualquier lugar del país. Muchas personas que tienen pequeñas empresas como usted ya están utilizando esta aplicación para que se encargue de sus necesidades relacionadas con las nóminas.

“Utilicé la función de chat para pasar a uno de mis trabajadores de una categoría 1099 a una W-2, y fue muy rápido y fácil. Les mostré la aplicación a muchos otros contratistas que siguen utilizando cheques en papel o efectivo. Les comenté que es posible llevar el control de las nóminas de toda la compañía durante la pausa del almuerzo y que vale totalmente la pena”, comenta Garren Pitts de Artisans Construction & Renovations

“Usar Roll es tan sencillo y fácil que ahora me lleva menos de diez minutos gestionar todas mis nóminas. Todo lo que hay que hacer es abrir la aplicación en el teléfono, tocar la burbuja en la parte inferior, escribir la palabra “Nóminas”, cargar las horas de trabajo y listo. Recuerda cuánto se le paga a cada uno, por lo que calcula todo por usted. Y es tan flexible que puede gestionar una combinación de empleados W-2 y 1099. Incluso envía un recordatorio que le permite saber cuándo es el momento de llevar el control de las nóminas. Es una aplicación fantástica”, comenta Fernando Faraldo de Denali Interactive Communications

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